Transfert et échange de documents pour avocats

La gestion documentaire est au cœur du travail des avocats. Avec la digitalisation croissante, les échanges de documents se sont multipliés, rendant indispensables des solutions fiables et sécurisées. Pourtant, les méthodes les plus courantes – e-mails, services de stockage grand public ou outils spécialisés – présentent des limites en matière de sécurité, d’automatisation et de conformité.

Comment s’y retrouver parmi les différentes options ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Cet article propose un tour d’horizon des solutions existantes et des critères clés pour choisir l’outil le plus adapté aux exigences du métier.

L’échange de documents par e-mail

L’e-mail reste l’un des moyens les plus utilisés pour l’échange de documents juridiques. Sa simplicité et son universalité en font une solution accessible à tous, sans besoin de formation ni de logiciels spécifiques. Il permet un envoi rapide et direct, avec une traçabilité des échanges via les historiques de conversation.

Cependant, cette approche présente plusieurs limites. Sur le plan de la sécurité, les e-mails sont vulnérables au piratage, aux erreurs d’envoi et au stockage non sécurisé des pièces jointes. Un cas marquant est l’affaire où un avocat a vu son compte Google suspendu après avoir partagé des documents sensibles liés à une affaire en cours, illustrant les risques de dépendance aux services tiers. Les e-mails ne sont pas adaptées pour l'échange de documents sensibles, comme l'a souligné la Cour d'appel de Paris dans son arrêt du 24 janvier 2025 (RG n° 21/10238).

Sur le plan de la productivité, les e-mails ne propose aucune automatisation pour la gestion des documents : pas de relance automatique en cas de pièces manquantes, pas de suivi des modifications ni d’organisation centralisée. La gestion devient vite chronophage, entraînant un risque de perte d’informations et une surcharge cognitive, surtout lorsque le volume de dossiers s’accroît.

Drive grand public (Google Drive, Sharepoint et autres) : 

Les services de stockage grand public, comme Google Drive ou SharePoint, offrent une solution simple et accessible pour centraliser et partager des documents. Leur principal atout réside dans la facilité de collaboration : plusieurs utilisateurs peuvent consulter, modifier ou commenter un document en temps réel, ce qui fluidifie le travail d’équipe. De plus, ces plateformes disposent souvent de sauvegardes automatiques et d’un accès multiplateforme, permettant aux avocats de retrouver leurs fichiers où qu’ils soient.

Toutefois, ces outils ne sont pas conçus spécifiquement pour le secteur juridique et présentent certaines limites. D’un point de vue réglementaire, la conformité avec le RGPD et la confidentialité des données sensibles peuvent poser problème, notamment en raison de la localisation des serveurs, parfois difficile à identifier.

En outre, ces plateformes n’intègrent pas certaines fonctionnalités essentielles aux avocats, comme un suivi détaillé des demandes de documents, une gestion avancée des versions ou des règles de conservation adaptées aux exigences légales. Leur usage dans un cadre juridique nécessite donc des précautions supplémentaires pour garantir la sécurité et la traçabilité des échanges.

e-Partage et autres solutions dédiées au secteur juridique

Bien que l'e-Partage du CNB facilite l'échange de fichiers, il présente plusieurs limites pour les avocats comme nous l'avions présenté sur notre blog.

Conçu par le Conseil National des Barreaux (CNB), e-Partage répond aux exigences spécifiques des avocats en matière de sécurité et de confidentialité. Contrairement aux solutions grand public, il garantit un hébergement des données conforme aux réglementations en vigueur et s’intègre dans l’écosystème des professionnels du droit. Son principal atout réside dans sa simplicité d’utilisation pour l’envoi sécurisé de fichiers, offrant ainsi une alternative fiable aux e-mails traditionnels.

Cependant, e-Partage présente plusieurs limites. Il ne permet pas la réception de documents, ce qui complique les échanges avec les clients et partenaires extérieurs. Sa gestion documentaire reste basique : la durée de stockage est limitée (30 jours), et il ne propose pas d’automatisation pour le suivi des pièces manquantes ou la relance des interlocuteurs.

Enfin, l’outil souffre d’un manque d’évolution. De nombreux avocats soulignent l’absence de nouvelles fonctionnalités et la lenteur des améliorations. Dans un contexte où la digitalisation du métier s’accélère, cette rigidité peut constituer un frein à son adoption généralisée.

Les logiciels de gestion pour avocats (Jarvis, Septeo, etc.)

Les logiciels de gestion pour avocats, comme Jarvis ou Septeo, offrent une approche intégrée en combinant gestion des dossiers, suivi des clients et organisation des documents.

L’un de leurs principaux atouts est le gain de temps qu’ils procurent : les avocats peuvent centraliser toutes les informations liées à leurs affaires et automatiser certaines tâches administratives. Cette intégration facilite le suivi des dossiers et limite la dispersion des fichiers sur différentes plateformes.

Cependant, ces solutions ne sont pas toujours optimales pour la gestion documentaire. L’interface de gestion des fichiers peut être peu intuitive, avec des fonctionnalités parfois limitées en matière de classement, de versioning ou de collecte automatisée des documents.

Un autre frein est leur coût. Ces logiciels sont souvent proposés sous forme de packs incluant diverses fonctionnalités (facturation, gestion de la relation client, etc.), ce qui ne permet pas aux utilisateurs de payer uniquement pour la gestion documentaire.

Enfin, bien que ces outils assurent une certaine sécurisation des données, ils n’intègrent pas toujours de chiffrement avancé de bout en bout, un critère essentiel pour garantir la confidentialité des documents sensibles.

Les solutions spécialisées comme Doksure

Les solutions spécialisées, comme Doksure, sont conçues pour répondre précisément aux défis de l’échange et de la gestion documentaire dans le secteur juridique. Contrairement aux outils généralistes ou aux logiciels de gestion qui intègrent la gestion documentaire comme une fonctionnalité parmi d’autres, ces plateformes en font leur cœur de métier.

Elles intègrent des outils avancés pour optimiser la gestion documentaire, comme l’édition de fichiers directement en ligne sans téléchargement, l’automatisation des relances clients, et un portail dédié pour centraliser tous les échanges.

Doksure, par exemple, se positionne comme un véritable hub documentaire, où chaque étape du cycle de vie des documents est optimisée. L’ensemble du processus – collecte, suivi, stockage sécurisé et partage – est pensé pour s’adapter aux besoins spécifiques des avocats, leur permettant ainsi de gagner en efficacité sans sacrifier la conformité réglementaire.

Comment choisir une solution adaptée ?

Pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, plusieurs critères sont essentiels :

• Sécurité et conformité : Priorisez le chiffrement des données et le respect des normes RGPD pour garantir la protection des informations sensibles.
• Automatisation et gain de temps :
Optez pour des outils qui automatisent les relances, le suivi des demandes et la gestion des versions, afin de gagner du temps et réduire les erreurs humaines.
• Expérience utilisateur :
L’outil doit être simple à utiliser pour vous et vos clients, avec une interface claire et un processus d’échange fluide.
• Pérennité et coût :
Choisissez une solution évolutive qui s’intègre facilement avec vos autres outils quotidiens, tout en évaluant son coût en fonction des fonctionnalités proposées.

Conclusion et recommandations

Aucune solution n'est parfaite, mais certaines répondent mieux à des besoins spécifiques. Parmi les solutions existantes, il est clair que l’échange par email et les services grand public comme Google Drive ou SharePoint sont à éviter absolument en raison des risques de sécurité majeurs et du manque de conformité avec les normes légales telles que le RGPD.

Recommandation : Choisissez une solution qui garantit à la fois sécurité, automatisation et conformité. Ne prenez pas de risques inutiles avec des outils non spécialisés. Prenez le temps d’explorer des options adaptées à vos besoins spécifiques avant de prendre une décision.

Si vous souhaitez une solution fiable et adaptée au secteur juridique, Doksure se distingue par sa sécurité de bout en bout, son automatisation avancée, et sa capacité à assurer la conformité. C’est un choix incontournable pour une gestion documentaire optimisée et sécurisée.