Relances automatiques et gain de temps : la solution pour les gestionnaires de paie

Dans un cabinet comptable, le quotidien d’un gestionnaire de paie est rythmé par le traitement d’une multitude de documents : contrats, bulletins de salaire, attestations et justificatifs divers. Entre la collecte des informations auprès des clients et la génération des fiches de paie dans les délais légaux, les erreurs et retards peuvent vite survenir.

Un exemple concret illustre parfaitement ces difficultés : la gestion d’un nouvel embauche pour un client externe.

Le scénario classique : retard et conflits avec les clients

Imaginons qu’un cabinet comptable reçoit l’information qu’un de ses clients a recruté un nouveau salarié. Le client transmet le contrat de travail, mais la pièce d’identité et la carte vitale manquent.

La gestionnaire de paie fait un premier retour en début de mois, demandant les documents manquants. Mais le client, très occupé, ne répond pas immédiatement. À la fin du mois, lorsqu’il demande la fiche de paie du nouveau salarié, un conflit survient : la gestionnaire ne peut pas générer la paie sans les documents nécessaires.

Ce scénario, courant dans les cabinets comptables, entraîne stress, perte de temps et tensions avec le client. Les relances manuelles répétitives sont chronophages et souvent inefficaces.

La version optimisée avec Doksure

Avec Doksure, ce processus devient simple, fluide et sécurisé.

1. Déclenchement du processus
   Dès que le client informe le cabinet de la nouvelle embauche, la gestionnaire de paie crée une demande de documents “nouveau salarié” via Doksure. Cette demande inclut automatiquement la liste complète des documents nécessaires :

   • Contrat de travail signé

   • Pièce d’identité

   • Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

   • Carte vitale

   • Carte de séjour pour les salariés étrangers

2. Accès et suivi pour le client
   Le client reçoit la demande et peut voir en temps réel l’état d’avancement du dossier. Il sait exactement quels documents ont été déposés et lesquels sont encore manquants.

3. Relances automatiques et gain de temps
   Si le client ne complète pas le dossier immédiatement, Doksure envoie une relance automatique après 72 heures. Dans notre exemple, le client, fortement sollicité, complète alors les documents manquants après la première relance automatique.

4. Organisation et traçabilité pour la gestionnaire de paie
   Chaque document est automatiquement rangé au bon endroit dans Doksure. La gestionnaire de paie est immédiatement informée et peut suivre l’avancement sans relancer manuellement le client. Tout se passe sur une plateforme unique, sécurisée et conforme au RGPD.

Les bénéfices concrets pour le cabinet et le client

Grâce à Doksure, le cabinet comptable et ses gestionnaires de paie bénéficient de nombreux avantages :

• Gain de temps significatif : plus besoin de relancer les clients manuellement, plus de vérifications dispersées dans les emails.

• Réduction des erreurs et oublis : tous les documents nécessaires sont listés et suivis.

• Amélioration de l’expérience client : le client voit en temps réel l’état de son dossier et peut déposer facilement tous les documents, même spécifiques.

• Traçabilité et conformité : chaque action est enregistrée et facilement consultable en cas d’audit.

• Sérénité pour le gestionnaire de paie : il peut se concentrer sur le cœur de son métier, sans se soucier de la collecte des documents.

Conclusion

Pour les gestionnaires de paie, la collecte et la gestion des documents clients représentent un défi quotidien. Avec Doksure, ce processus devient simple, sécurisé et entièrement automatisé. Les relances automatiques, le suivi en temps réel et l’organisation centralisée permettent de gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la relation client.

Dans un marché où réactivité et fiabilité sont essentielles, adopter Doksure permet aux gestionnaires de paie et aux cabinets comptables de prendre une longueur d’avance, en offrant un service fluide et professionnel à leurs clients.