Les relances automatiques de pièces sont des rappels envoyés par la plateforme de collecte elle-même aux clients qui n’ont pas terminé leur dépôt de documents. Pour un courtier en assurance, cela signifie des dossiers qui se complètent seuls : le système relance, le client dépose, le dossier se termine sans un seul appel de votre part.
Si vous reconnaissez cette scène — un dossier ouvert depuis trois semaines, un client joignable « demain », un contrat bloqué faute d’un relevé d’information — les relances automatiques vont vous intéresser. Elles sont l’une des fonctionnalités les plus rentables de la page productivité de Doksure, et probablement la plus sous-estimée du courtage.
Comment fonctionnent les relances automatiques de pièces ?
Le principe est simple : dès qu’une demande de documents est envoyée à un client, la plateforme surveille l’état du dossier. Si le client n’a rien déposé, ou s’il a déposé une partie des pièces puis s’est arrêté, des rappels sont envoyés automatiquement selon un rythme défini, jusqu’à ce que le dossier soit complet.
Le professionnel, lui, ne fait rien : il est simplement notifié quand une pièce arrive ou quand le dossier est enfin complet. La relance n’est plus une tâche, c’est un paramètre.
Pourquoi les relances manuelles coûtent si cher aux courtiers
La relance paraît anodine : « un rapide email, un petit appel ». En réalité, c’est l’une des tâches les plus coûteuses du quotidien d’un cabinet de courtage, pour trois raisons.
- C’est répétitif. Chaque dossier incomplet génère en moyenne plusieurs relances : la première demande, le rappel une semaine après, la relance téléphonique, le dernier rappel avant clôture du projet. Multiplié par le nombre de dossiers ouverts simultanément, cela représente des heures par semaine.
- C’est ingrat. Personne n’aime réclamer. Les équipes passent du temps à formuler des emails polis pour redemander une pièce d’identité pour la troisième fois — un temps qui ne crée aucune valeur pour le client.
- C’est source d’abandons. Un dossier qui traîne est un dossier qui risque de ne jamais se signer. Le prospect trouve un autre courtier, ou remet son projet à plus tard. Doksure indique d’ailleurs sur son site que l’automatisation des échanges permettrait de « réduire de 50 % le délai entre le premier contact et la signature » chez les courtiers.
Le paradoxe est bien connu : plus le dossier tarde, plus il faut relancer ; plus il faut relancer, plus l’équipe est débordée ; plus l’équipe est débordée, plus les dossiers traînent.
Ce que changent les relances automatiques, concrètement
Passons au mode d’emploi. Voici ce qui se passe lorsque la relance est déléguée à la plateforme :
| Étape | Sans relances automatiques | Avec relances automatiques |
|---|---|---|
| Envoi de la demande | Email manuel, liste des pièces en texte libre | Demande structurée avec liste de pièces prédéfinie |
| Client inactif après quelques jours | Rappel manuel à rédiger et envoyer | Rappel automatique envoyé par la plateforme |
| Dépôt partiel des pièces | Vérification manuelle de ce qui manque | Le client voit lui-même ce qu’il reste à déposer |
| Pièce non conforme (photo floue) | Nouvel échange email pour redemander | Refus en un clic et redemande instantanée |
| Dossier complet | Découverte souvent tardive | Notification automatique, dossier traité |
| Temps passé par le courtier | Plusieurs interventions par dossier | Quasi nul après l’envoi initial |
Deux mécanismes multiplient l’efficacité des relances. D’abord, l’espace client sécurisé : le client consulte à tout moment l’état de son dossier et voit précisément les pièces manquantes, ce qui déclenche souvent une auto-correction sans même qu’une relance soit nécessaire. Ensuite, la vérification automatique de la complétude : c’est elle qui garantit que la relance cesse au bon moment — ni trop tôt, ni trop tard, et seulement si le dossier n’est pas réellement complet.
Mettre en place les relances automatiques dans votre cabinet
Pour tirer pleinement parti des relances automatiques, suivez cette méthode en cinq étapes :
- Standardisez vos demandes. Listez les pièces types par type de contrat (auto, habitation, santé, prévoyance, professionnelle) et transformez-les en modèles réutilisables. Doksure propose des listes prêtes à l’emploi pour partir plus vite.
- Envoyez la demande dès le premier contact. Plus tôt le client reçoit le lien sécurisé, plus tôt les relances commencent à travailler pour vous.
- Laissez la plateforme relancer. Résistez à l’envie d’envoyer un email en parallèle : une double relance (manuelle + automatique) décrédibilise le processus et sature le client.
- Traitez uniquement les exceptions. Si un client reste inactif malgré les relances automatiques, un appel personnel devient alors un geste de service à haute valeur, et non une corvée.
- Mesurez. Comparez le délai moyen entre l’ouverture du dossier et sa complétude avant et après la mise en place. C’est souvent le meilleur indicateur de réussite.
Les limites de l’automatisation (et comment les gérer)
Soyons honnêtes : les relances automatiques ne remplacent pas la relation client. Un client confus sur une pièce demandée — un questionnaire de santé ambigu, par exemple — a besoin d’un échange humain. C’est pourquoi Doksure intègre un chat au sein de chaque dossier : le client pose sa question là où le document est attendu, et la réponse reste rattachée au dossier plutôt que perdue dans une boîte mail.
La bonne posture est donc hybride : la machine gère la routine (rappeler, vérifier, notifier), l’humain garde les moments qui comptent (conseiller, rassurer, arbitrer). Nous développons cette logique dans notre article sur les relances automatiques et le gain de temps chez les gestionnaires de paie — les enseignements s’appliquent mot pour mot au courtage.
Conclusion
Les relances automatiques de pièces transforment la tâche la plus ingrate du courtage en un processus invisible : le système relance, le client dépose, vous êtes notifié à la complétude. Résultat : des dossiers qui se terminent plus vite, une équipe déchargée et une expérience client plus professionnelle.
Pour aller plus loin, découvrez comment Doksure répond à l’ensemble des besoins documentaires des courtiers sur notre page dédiée aux courtiers en assurance, ou lisez notre article sur le logiciel de collecte de documents pour courtiers. Et si la question du canal vous interpelle, notre comparatif des partages de documents sécurisés vous aidera à y voir plus clair.
